# PDF/A: o que é e quando usar

PDF/A é o formato de PDF feito para arquivar documentos por anos. Veja o que ele garante, as partes 1 a 4, quando é exigido e por que não combina com senha.

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Publicado em 2026-09-19 · 5 min de leitura

PDF/A é o subconjunto do PDF padronizado pela ISO 19005 para guardar documentos por longos períodos. Um arquivo PDF/A traz o necessário para ser reaberto no futuro: fontes embutidas, cores definidas e nenhuma dependência de senha, scripts ou arquivos externos. Você precisa dele quando um edital, um tribunal ou um sistema de arquivamento pede. Para o uso do dia a dia, um PDF comum basta.

## O que um PDF/A garante

O padrão existe para que o arquivo se reproduza igual daqui a anos, em qualquer leitor, sem depender do computador que o criou. Na prática, um PDF/A precisa cumprir estas regras:

-   Todas as fontes embutidas no próprio arquivo. Nenhuma é pedida ao computador de quem abre.
-   Cores descritas por perfil de cor, e não por valores que mudam de uma tela para outra.
-   Metadados em XMP, com a identificação da parte e do nível de conformidade.
-   Nenhuma criptografia e nenhuma senha de abertura.
-   Nenhum JavaScript, áudio, vídeo ou conteúdo que dependa de execução.
-   Nenhuma referência a arquivos externos. Links para sites continuam permitidos.

A regra de fontes tem um detalhe que pega muita gente. Uma fonte cuja licença proíbe a incorporação em documentos impede a conformidade, mesmo que esteja instalada e apareça certinha na tela. Se o PDF de origem usa fontes assim, o arquivo precisa ser refeito com uma fonte liberada. Veja também [como saber se as fontes estão embutidas](/blog/fontes-embutidas-no-pdf).

## As partes 1, 2, 3 e 4

A ISO 19005 foi publicada em partes, cada uma baseada numa versão do PDF. A parte escolhida define o que pode existir no arquivo.

| Parte | Baseada no PDF | O que muda | Use quando |
| --- | --- | --- | --- |
| PDF/A-1 | 1.4 | A mais restritiva, sem transparências | Sistema antigo que exige a primeira parte |
| PDF/A-2 | 1.7 | Aceita transparências, camadas e compressão JPEG 2000 | Documentos comuns, com imagens e camadas |
| PDF/A-3 | 1.7 | Como a parte 2, mas aceita anexar arquivos de qualquer formato | Nota fiscal com XML embutido, planilha de origem |
| PDF/A-4 | 2.0 | A mais recente, alinhada ao PDF 2.0 | Sistemas que já aceitam a parte 4 |

Nas partes 1 a 3, a letra depois do número indica o nível. O **b** garante a aparência visual. O **a** exige estrutura de tags para leitores de tela, e vale para todas as partes que têm nível. A partir da parte 2, existe também o nível **u**, que acrescenta texto pesquisável em Unicode. Na parte 4 as letras mudam de sentido: aparecem `4e`, para engenharia, e `4f`, para arquivos anexados.

## Quando o PDF/A é exigido de fato

A exigência costuma vir de três lugares: o edital de uma licitação ou de um concurso, o sistema de protocolo ou arquivamento de um órgão, e a política interna de documentos de uma empresa. Diretrizes de arquivamento de longo prazo, como as de arquivos públicos, costumam indicar o formato. Nenhuma regra geral obriga PDF/A em todo PDF.

Não precisa para contrato enviado por e-mail, comprovante de pagamento, boleto, nota fiscal em PDF ou currículo. Esses documentos vivem pouco e são abertos em qualquer aparelho, então um PDF comum resolve.

Se o órgão pede PDF/A mas não diz a parte, pergunte antes de converter. Converter para a parte errada gera retrabalho, porque o arquivo precisa ser refeito e validado de novo. Uma pergunta por e-mail ao setor responsável costuma resolver em um dia útil.

## Ordem segura para arquivar

Dois hábitos comuns quebram a conformidade. Proteger com senha é proibido no padrão: se você aplica [proteger PDF](/proteger-pdf) num arquivo PDF/A, o resultado deixa de ser PDF/A. Comprimir também pede cautela, porque a compressão regrava as imagens e pode alterar algo que o padrão exige. O visual continua igual, mas o arquivo pode deixar de cumprir a norma.

Uma sequência que evita esses problemas:

1.  Gere o PDF de origem com todas as fontes embutidas.
2.  Exporte como PDF/A no programa de origem, sem compressão posterior.
3.  Valide o arquivo final com o veraPDF.
4.  Guarde essa cópia sem senha, e nunca a envie como cópia de trabalho.
5.  Se precisar de uma versão menor ou protegida para envio, gere-a a partir do original, nunca a partir do arquivo de arquivamento.

Se o arquivo pesado é um escaneado, o caminho é outro. Leia [por que um PDF escaneado fica tão pesado](/blog/pdf-escaneado-muito-pesado-por-que) antes de mexer na resolução.

## Erros que reprovam um PDF/A

Quando um PDF falha na validação, a causa costuma ser uma destas. Cada uma tem um conserto direto, e o mais barato é evitar o erro antes de exportar:

| Erro | Por que reprova | Correção |
| --- | --- | --- |
| Fonte não embutida, ou com licença que proíbe incorporação | O leitor do futuro não tem como desenhar a letra | Trocar a fonte no original e exportar de novo |
| Criptografia ou senha de abertura | O padrão não aceita proteção por senha | Exportar sem senha; proteger só as cópias de envio |
| Transparência na parte 1 | A parte 1 proíbe objetos semitransparentes | Usar a parte 2, ou achatar as transparências na exportação |
| Formulário ou botão com script | JavaScript não é permitido | Achatar o formulário antes de arquivar |
| Vídeo, áudio ou link para arquivo externo | Dependem de algo fora do documento | Remover o objeto, ou manter só o texto do link |

Para formulários, o caminho é o mesmo de quem vai só imprimir o documento: o campo preenchido vira parte da página e deixa de ser interativo. Veja [quando achatar um formulário em PDF](/blog/achatar-pdf-formulario) antes de arquivar um documento que foi preenchido.

## Como gerar e como conferir

O AjustaPDF não gera PDF/A. Os programas de escritório fazem a exportação: no Word, a janela de salvar como PDF tem a opção de conformidade com PDF/A nas configurações; no LibreOffice, a exportação de PDF aceita o formato PDF/A. O Adobe Acrobat, em versão paga, converte e ainda mostra problemas de conformidade num painel de verificação.

Para conferir, use o veraPDF, um validador de código aberto que a comunidade de arquivamento usa como referência. Um XMP com a marca `pdfaid:part` não prova nada sozinho: o validador é que diz se o arquivo cumpre a parte declarada. Um arquivo que falha na validação não é PDF/A, mesmo que o cabeçalho diga que é.

Se o seu caso envolve um sistema específico, a pergunta certa é qual parte e qual nível ele aceita. Essa informação está no edital, no manual ou no e-mail de suporte do órgão, e vale mais do que qualquer regra geral.

## Perguntas frequentes

### PDF/A é obrigatório para qualquer documento?

Não. O PDF/A é exigido em casos específicos, como arquivamento de longo prazo, editais e sistemas de órgãos que guardam documentos por muitos anos. Para contrato enviado por e-mail, comprovante ou currículo, um PDF comum é suficiente. Se a exigência não aparece no edital ou no manual do sistema, não há motivo para converter.

### Qual a diferença entre PDF/A e PDF comum?

O PDF/A é um subconjunto do PDF com regras fechadas: fontes obrigatoriamente embutidas, sem senha, sem JavaScript e sem links para arquivos externos. Um PDF comum pode ter tudo isso, mas também pode depender de fontes instaladas no computador de quem abre. A diferença está no que o arquivo pode conter, não na aparência.

### PDF/A pode ter senha?

Não. A criptografia não é permitida no padrão, porque o arquivo precisa ser aberto por qualquer leitor no futuro. Se um documento precisa de senha, mantenha uma cópia comum protegida para envio e uma cópia PDF/A sem senha para arquivamento.

### O AjustaPDF transforma um PDF em PDF/A?

Não. O AjustaPDF comprime, junta, protege, gira, divide e organiza páginas, mas não gera PDF/A. Para obter o formato, exporte como PDF/A no programa de origem, como o Word ou o LibreOffice, ou use um conversor profissional, e valide o resultado com o veraPDF.

### Qual parte do PDF/A escolher?

Se o edital ou o sistema não especifica, a parte 2 (PDF/A-2) é a escolha mais ampla para documentos com imagens e transparências, e é a que a maioria dos programas de exportação oferece. Use a parte 3 apenas se precisar anexar arquivos de outro formato, como um XML.