Excel em PDF numa página: como ajustar a planilha para caber

Para salvar uma planilha do Excel em PDF numa única página, abra Layout da Página, use Dimensionar para ajustar com Largura e Altura em 1 página e confirme a área de impressão. Depois, exporte pelo menu Arquivo ou Imprimir, escolhendo Salvar como PDF. Se a planilha for muito larga ou muito longa, o ajuste reduz demais a letra. Nesse caso, separar em páginas costuma ser a saída melhor.

Ajustar a planilha em uma página

1. Abra a aba Layout da Página e, no grupo Dimensionar para Ajustar, clique na caixa Largura e escolha 1 página.
2. Na mesma área, mude a caixa Altura para 1 página. Se preferir, deixe-a em Automático para que a planilha ocupe quantas linhas precisar na largura de uma página.
3. Se a planilha tem mais colunas que linhas, troque a orientação para Paisagem. Isso aproveita a largura da folha e reduz menos a letra.
4. Confira o resultado em Arquivo, Imprimir, na pré-visualização. Se a letra ficou pequena demais para ler, volte e ajuste as margens ou a área de impressão.

Definir a área de impressão

O Excel imprime tudo o que tem dados e formatação, inclusive colunas vazias com formatação herdada. Isso faz a página encolher sem necessidade. Selecione só o intervalo que deve sair, vá em Layout da Página, Área de Impressão e clique em Definir Área de Impressão.

Para limpar uma área definida antes, use Limpar Área de Impressão no mesmo menu. Depois disso, confira a pré-visualização de novo, porque um cabeçalho ou um título que estava fora do intervalo pode ter sumido.

Exportar a planilha para PDF

Existem dois caminhos, e o resultado é o mesmo. No Windows, vá em Arquivo, Exportar, Criar Documento PDF/XPS. No Mac, use Arquivo, Imprimir e clique em PDF, no canto inferior da janela, para salvar como PDF. Nos dois casos, o ajuste de página que você definiu continua valendo.

Se o seu computador não tem essa opção, selecione uma impressora virtual de PDF no campo Impressora da janela de impressão. O guia sobre imprimir em PDF no Windows explica como escolher a impressora certa.

Quando uma página não fica legível

A repetição de títulos fica em Layout da Página, na opção Imprimir Títulos. Ela escolhe uma ou mais linhas que aparecem no topo de todas as páginas, o que facilita a leitura de uma tabela longa sem exigir que tudo caiba numa folha só.

Quando juntar PDFs é melhor que ajustar tudo

Uma planilha com dez abas, cada uma com uma tabela diferente, tende a ficar ilegível se for ajustada numa folha só. Nesse caso, exporte cada aba separadamente com o ajuste que faz sentido para ela e junte os PDFs no fim.

A ferramenta de juntar PDF copia as páginas de cada arquivo na ordem escolhida, sem reprocessar nada. Se o resultado ficar pesado por causa de gráficos ou logotipos, use o comprimir PDF depois de juntar, e não antes.

Cabeçalho e rodapé para a impressão

Uma planilha exportada sem cabeçalho perde a identificação: quem recebe o PDF não sabe de qual mês ou de qual empresa ele trata. Em Inserir, Texto, Cabeçalho e Rodapé, o Excel mostra a área da página. Escreva o título, a data e a numeração.

Os campos de número de página mudam sozinhos em cada folha. Assim a numeração sai certa mesmo quando a planilha ocupa mais de uma página, e você não precisa digitá-la à mão.

Mostrar o resultado, não a fórmula

O PDF sai com o que está na tela. Se a planilha estiver no modo de exibir fórmulas, o documento mostra as fórmulas no lugar dos resultados, o que quase nunca é o que o destinatário quer. Confira em Fórmulas, Mostrar Fórmulas, que deve estar desmarcado antes de exportar.

Números com formatação de moeda ou de percentual também saem como foram formatados. Confirme as casas decimais antes de gerar o arquivo, porque o PDF não tem como corrigi-las depois.

Quebras de página manuais

Quebras de página feitas à mão sobrepõem o ajuste automático. Uma quebra antiga, criada quando a planilha tinha outra estrutura, pode cortar uma tabela no meio ou deixar uma folha quase vazia. Vá em Exibir, Visualização de Quebra de Página, para ver as linhas azuis que separam as folhas, e remova as quebras que não fazem sentido.

Quando a planilha tem gráficos

Um gráfico só entra no PDF se estiver dentro da área de impressão. Um gráfico que foi colocado ao lado da tabela e fica fora do intervalo selecionado sai cortado ou não sai. Arraste-o para dentro da área antes de exportar, ou amplie a área para incluí-lo.

Gráficos maiores também reduzem a letra das tabelas, porque o ajuste de página considera tudo o que está impresso. Se o painel ficar ilegível, separe gráficos e tabelas em abas diferentes e junte os PDFs depois.

Conferir o resultado antes de enviar

1. Abra o PDF no leitor e amplie a página. Se a letra não for legível sem zoom, o ajuste ficou pequeno demais.
2. Procure células com sequências de cerquilhas no PDF. Elas indicam coluna estreita, que o ajuste de página não corrige.
3. Confira a última folha. Uma linha sobrando ali mostra que o ajuste de altura não ficou em uma página só.

O que o Excel não faz por você

Dimensionar para ajustar muda só a escala da impressão. Não cria gráficos mais legíveis, não reorganiza colunas e não corrige fórmulas que ficaram com valores cortados. Se um número aparece como uma sequência de cerquilhas (#####), a coluna é estreita demais; amplie-a antes de exportar.

Como o PDF é gerado a partir da planilha no seu computador, o arquivo não passa pelos servidores do AjustaPDF nessa etapa. Só uma etapa posterior, como juntar ou comprimir, envia o arquivo para o processamento, e ele é apagado logo depois.