Formulário em PDF não salva o que preenchi: como resolver

Se o formulário em PDF não salva o que você preencheu, o leitor está guardando o texto fora do arquivo ou não está gravando nada. Use um leitor que mantém os campos, como o Adobe Acrobat Reader ou o Foxit. Salve com Salvar como, e não com Imprimir. Se os campos continuarem vazios depois de salvar, confira se o arquivo tem permissão para preenchimento.

Por que o preenchimento some

Um formulário preenchível guarda o que você digita em campos próprios, separados do desenho da página. Um leitor que não grava esses campos mostra o texto só na tela. Quando você fecha o arquivo, o preenchimento some. A tabela abaixo mostra as causas mais comuns e o que fazer em cada uma.

Dois detalhes confundem muito. O leitor pode mostrar o campo preenchido na tela sem gravá-lo, e alguns leitores só pedem para salvar quando você fecha o arquivo. Confira os dois antes de culpar o formulário.

Passo a passo para salvar o preenchimento

1. Baixe o PDF para o computador ou para o celular. Não preencha pela visualização do e-mail.
2. Abra o arquivo no Adobe Acrobat Reader, no Foxit ou em outro leitor que mostra campos editáveis.
3. Preencha os campos e confira na tela se o texto ficou no lugar certo, sem cortar.
4. Use Salvar como e escolha um nome novo, como nome-completo-preenchido. Assim, o modelo em branco não é sobrescrito.
5. Feche o arquivo e abra de novo, para conferir se o preenchimento ficou gravado.
6. Envie o arquivo salvo. Uma captura de tela não substitui o formulário.

Se o formulário pede assinatura digital, faça a assinatura depois de preencher tudo. Qualquer alteração feita depois pode invalidar a assinatura.

Como conferir se o arquivo salvou

Feche o leitor por completo, e não só a aba ou a janela do documento. Abra o arquivo de novo pelo gerenciador de arquivos, e não pelo histórico de arquivos recentes do leitor. Se o texto aparece, o preenchimento foi gravado. Se o campo volta vazio, o leitor não estava salvando no arquivo, e a causa está na configuração dele ou na forma de abrir.

Compare também o tamanho do arquivo com o modelo em branco. Um formulário preenchido costuma ficar um pouco maior, porque o preenchimento foi acrescentado. Se o tamanho é idêntico ao do modelo, a alteração provavelmente não foi gravada.

Quando o formulário precisa ser achatado

Alguns portais aceitam só PDF sem campos. Nesse caso, o formulário precisa ser achatado, o que transforma os campos em texto fixo. O preenchimento continua visível, mas deixa de ser editável. Por isso, guarde sempre a versão editável antes de achatar. O guia achatar PDF de formulário mostra como fazer isso sem perder o que foi preenchido.

Comprimir é um jeito de achatar, e pode ser usado de propósito. Quando você quer travar o que foi preenchido, a compressão no AjustaPDF faz isso: o valor fica visível como texto, e os campos deixam de ser editáveis. Por isso, comprima só depois de preencher e conferir o formulário. Se ainda vai haver correção, guarde a versão editável antes de comprimir.

Achatar não é um passo obrigatório para o envio. Se o portal aceita o campo preenchível, mantenha a versão editável, porque ela permite correções antes do envio.

Quando o AjustaPDF entra

O AjustaPDF não preenche formulário. A junção mantém os campos editáveis, mas a compressão os achata. Depois de salvar o formulário no seu leitor, você pode juntá-lo com outros documentos pela ferramenta de juntar PDF. Como a junção copia as páginas, confira o resultado antes de enviar. Um formulário de texto costuma ser leve. Se o arquivo final ficou pesado, a causa geralmente é uma imagem anexada, e o guia sobre PDF grande demais mostra como reduzir sem perder o texto. Para entender por que alguns arquivos ficam travados, leia PDF que não deixa editar.

Se o formulário é de um órgão, a versão mais recente costuma estar no site do próprio órgão. Um arquivo antigo baixado de outra fonte pode ter campos que o leitor não reconhece.

O que não resolve

• Preencher um PDF protegido por senha de permissão sem a senha. Sem ela, o campo não grava. O guia sobre PDF que não deixa imprimir explica como as permissões funcionam.
• Preencher um formulário escaneado. Ele é uma imagem, sem campos. O caminho é imprimir, preencher à mão e escanear, ou pedir a versão digital a quem emitiu.
• Preencher uma lista de opções com texto livre. A lista define as respostas possíveis, e o campo aceita só uma delas. Escolha a opção certa na lista, em vez de digitar.
• Manter o campo editável depois de comprimir. A compressão achata o formulário, e o texto preenchido vira fixo. Para conferir, junte e preencha antes de comprimir.