Juntar, comprimir e proteger PDF: a ordem certa

A ordem certa é juntar, comprimir e só então proteger. Juntar primeiro significa comprimir uma vez, no arquivo final, em vez de comprimir cada parte. Comprimir antes de proteger evita ter que tirar a senha no meio do caminho. Se algum dos arquivos tem senha, remova-a antes de juntar, porque a junção precisa abrir cada documento. Se houver assinatura digital, assine por último.

Por que a ordem muda o resultado

As três operações mexem em partes diferentes do arquivo, e cada uma exige um estado diferente do documento de entrada. Juntar copia páginas sem reprocessar nada. Comprimir reduz a resolução das imagens para 300, 150 ou 72 DPI. Proteger criptografa o arquivo inteiro com AES de 256 bits. Se a proteção vier antes das outras duas, elas passam a depender da senha.

Passo a passo para o fluxo completo

1. Remova as senhas de abertura dos arquivos que tiverem uma, em desbloquear PDF. Você precisa conhecer a senha; a ferramenta não a descobre.
2. Junte tudo em juntar PDF, já na ordem final do documento. Confira a ordem antes de confirmar, porque reordenar depois custa mais uma operação.
3. Comprima o resultado em comprimir PDF. Comece pelo nível médio, que usa 150 DPI. Use o forte, em 72 DPI, só se o destino exigir um arquivo menor.
4. Proteja o arquivo comprimido em proteger PDF, com AES de 256 bits.
5. Assine, se for preciso, com uma ferramenta de assinatura. Ela precisa ser o último passo, porque qualquer alteração depois disso invalida a assinatura.

Por que juntar antes de comprimir

Comprimir é uma operação sobre o arquivo inteiro, e o ganho aparece no resultado final. Se você comprime três PDFs escaneados um a um e só depois os junta, cada parte passa pela reamostragem separadamente. Juntar os três e comprimir uma vez só dá um arquivo final menor do que comprimir cada parte em separado.

O mesmo vale para o tempo. Uma compressão a mais significa outra passada pelas imagens e mais uma operação no seu limite diário. Se a meta é um único arquivo leve, faça uma junção e uma compressão, nessa ordem.

Três erros que desperdiçam uma operação

• Proteger e depois juntar. A junção não consegue abrir o arquivo sem a senha. Você precisa desbloquear, juntar de novo e proteger outra vez.
• Comprimir a cada junção parcial. Cada compressão reamostra as imagens de novo, e a segunda passada soma artefato sem ganhar tamanho. Comprima uma vez, no fim.
• Assinar e depois organizar. Reordenar ou remover páginas altera o documento, e a assinatura cai junto.

Quando comprimir não basta

Se o resultado ainda passa do limite do destino, há dois caminhos. O primeiro é comprimir no nível forte, em 72 DPI, aceitando que as fotos fiquem mais suaves. O segundo é dividir o conjunto em partes com dividir PDF e enviar em mais de uma mensagem. O Gmail aceita anexos de até 25 MB; acima disso ele troca o arquivo por um link do Google Drive, o que muda quem controla o acesso.

Antes de escolher, confira o limite exato no lugar onde você vai enviar. Ele aparece na tela de envio do sistema ou no edital, e varia de um destino para outro. Nenhum limite muda de um sistema para outro, então use o número escrito no seu caso.

Por que proteger por último, e o que fazer com a senha

A senha é o único passo que não tem volta. O AjustaPDF não guarda a senha que você digita, por isso não existe recuperação: se você esquecer, o arquivo fica fechado. Antes de proteger, escolha uma senha que você consiga lembrar e que o destinatário receba por outro caminho.

Envie o arquivo protegido por um canal e a senha por outro. Colocar os dois na mesma mensagem anula a proteção, porque quem intercepta a mensagem abre tudo.

Os limites de cada plano, somados

Cada ferramenta é uma operação separada, e o limite diário conta operações. Num fluxo de três etapas, quem não tem conta usa as três operações permitidas por dia de uma vez só.

Para juntar mais de dois arquivos sem conta, faça a junção em pares e depois junte os resultados. Cada passada conta como uma operação, então o custo sobe depressa. Com conta grátis, cinco arquivos por operação bastam para a maioria dos fluxos.

Um exemplo completo: contrato com anexos escaneados

Imagine um contrato em PDF com dois anexos escaneados, protegido por uma senha de abertura, que precisa seguir para a outra parte. Primeiro, você desbloqueia o contrato com a senha que tem e guarda a cópia sem criptografia. Os anexos são fotos, então entram por imagem para PDF antes de qualquer junção.

Depois, junte o contrato e os anexos na ordem em que o texto os cita. Os anexos escaneados pesam mais que o contrato, e é neles que a compressão age. No nível médio, as imagens caem para 150 DPI, enquanto o texto do contrato continua texto e não perde nitidez.

Por fim, proteja o arquivo comprimido e envie a senha por outro canal. Se a outra parte vai assinar, o arquivo que ela assina é o final. Se alguma assinatura digital já existia em um dos documentos de origem, a junção a derrubou, e ela precisa ser refeita no documento final.

Quando a proteção não é necessária

Nem todo PDF precisa de senha. Um comunicado ou um cardápio público não ganha nada com uma senha para digitar. Use a proteção quando o arquivo traz dado pessoal, financeiro ou um contrato que não deve circular livremente, porque nesses casos a senha evita que quem recebe o arquivo encaminhe o conteúdo sem controle.

O que o AjustaPDF não faz nesta cadeia

O AjustaPDF não assina digitalmente e não edita o texto de um PDF. Para assinar, use o assinador do Gov.br ou um programa com certificado digital ICP-Brasil, que é a infraestrutura de chaves do ITI. A Lei 14.063/2020 trata das modalidades de assinatura eletrônica, e a escolha depende do documento e de quem vai recebê-lo.

Se o seu problema for o tamanho do arquivo final, o guia juntar PDF em um arquivo mostra como conferir o que sobrevive à junção antes de começar.