Reembolso de despesas: juntar notas fiscais em PDF

Para pedir reembolso com notas fiscais em PDF, converta cada comprovante em PDF: as notas eletrônicas costumam vir assim, e as de papel viram foto convertida. Ordene pela data do gasto, na mesma sequência da planilha, e junte tudo num arquivo por relatório. Se o sistema recusar o tamanho, comprima no nível médio. A política de reembolso da sua empresa define o que entra.

Quais notas entram no PDF

Nota fiscal eletrônica, cupom fiscal e recibo são documentos diferentes, e a política de reembolso costuma pedir o documento fiscal, não qualquer comprovante. Por isso confirme quais tipos são aceitos antes de montar o arquivo. Se a empresa aceita a nota eletrônica, baixe o DANFE em PDF do e-mail de compra ou do portal do emissor, sem recortá-lo.

Recibo digitado de fornecedor, quando vem com assinatura digital, perde essa assinatura ao ser juntado. Mantenha o original assinado guardado e anexe a cópia ou o arquivo que a política pede.

Convertendo notas de papel e fotos

1. Fotografe cada nota inteira, sem cortar o CNPJ, a data e o valor total. Uma foto cortada deixa o analista sem o dado que ele precisa conferir.
2. Converta a foto com imagem para PDF. A ferramenta aceita PNG e JPEG, e uma imagem vira uma página. Foto em HEIC do iPhone precisa virar JPEG antes; o guia de foto de documento mostra como.
3. Nomeie cada arquivo com data e assunto, como 2026-10-14_almoco, para que a ordem na pasta seja a ordem do relatório.
4. Fotografe notas térmicas logo após a compra. O papel desbota com o tempo, e uma nota que sumiu da foto não volta com nenhuma ferramenta.

Ordem do relatório, não ordem da pilha

O analista costuma conferir cada nota contra uma linha da planilha. Por isso a ordem do PDF deve seguir a ordem das linhas, e não a ordem em que você pegou os papéis. Junte pela sequência da planilha: a primeira nota da lista vira a primeira página.

O AjustaPDF não acrescenta numeração nem índice ao documento. Se o relatório precisar de números de página ou de uma lista de notas na capa, faça isso na planilha ou no documento de origem antes de converter e juntar.

Qual comprovante vira qual formato

Um PDF por relatório, não um por ano

Se a empresa aceita mais de um arquivo, faça um PDF por relatório ou por mês. Juntar notas de meses diferentes num arquivo só obriga quem analisa a procurar, e um erro obriga a refazer o documento inteiro. Um arquivo por relatório é fácil de conferir e fácil de substituir.

Para juntar, selecione as notas do relatório na ordem da planilha. Com conta grátis, são até cinco arquivos por operação; no Pro, até 50. Se o relatório tiver mais notas que o limite, junte em grupos e depois junte os grupos, sempre na ordem da planilha.

Em viagem a trabalho, o relatório costuma misturar transporte, hospedagem e alimentação. Agrupe as notas por trecho ou por dia, na mesma ordem da planilha, e deixe cada grupo como um PDF do relatório. Quem analisa percorre a viagem na ordem em que ela aconteceu, sem pular de categoria em categoria.

Nota emitida por e-mail normalmente chega como PDF anexado. Baixe o anexo original, e não um print da mensagem. O print vira imagem, perde o texto selecionável e pode cortar o cabeçalho da nota.

Quando o relatório passa do limite

Foto de nota pesa, e um relatório com vinte fotos passa do limite com facilidade. Comece pela compressão no nível médio, que reduz as imagens a 150 DPI e costuma manter cupom térmico legível. O limite exato aparece na tela de envio do sistema de reembolso, porque cada empresa configura o seu.

Se o nível médio não bastar, use o forte, em 72 DPI, e confira valor e CNPJ no arquivo final antes de enviar. Como último recurso, divida o relatório em partes com dividir PDF, conforme o que o sistema aceitar.

Conferência antes de enviar

• Abra o arquivo final e role todas as páginas, do começo ao fim.
• Confira se o número de páginas bate com o número de notas do relatório.
• Veja se o valor e a data de cada nota estão legíveis em 100% de zoom.
• Guarde os originais em uma pasta própria, separados do relatório enviado.

Justificativa não entra no PDF da nota

Algumas despesas pedem uma justificativa escrita, como o motivo de um almoço de trabalho ou a lista de participantes. A nota prova o valor e a data, não o motivo. A justificativa vai no relatório ou no campo do sistema, e não na foto da nota. Tentar encaixar um texto escrito à mão numa imagem de cupom costuma gerar um arquivo ilegível.

Conferir a planilha contra o PDF

Antes de enviar, compare o PDF com a planilha de despesas linha por linha. Cada linha da planilha corresponde a uma página, e a soma dos valores da planilha deve bater com a soma dos valores legíveis nas notas. Se uma nota não bate, o problema costuma ser uma linha lançada duas vezes, e não uma nota faltando.

Quando um PDF único não serve

Alguns sistemas pedem cada nota anexada ao seu próprio lançamento, e aí um PDF com todas as notas não serve. Nesse caso, a conversão deve ser um arquivo por nota. O guia juntar notas fiscais em PDF trata do caso em que o objetivo é um arquivo só, e a divisão do intervalo de páginas mostra como separar um PDF já pronto.