Juntar notas fiscais (DANFE) em um PDF: passo a passo

Para juntar notas fiscais em um PDF só, baixe cada DANFE, que é a versão em PDF da nota, e envie todas de uma vez na ferramenta de juntar PDF, na ordem em que o contador ou o relatório pede. As páginas entram como estão, sem reprocessamento. O XML da nota fica de fora do PDF e deve ser guardado junto, porque ele é o documento fiscal.

DANFE, XML e nota de serviço: o que juntar

Nem todo arquivo de nota serve da mesma forma para um PDF único. Antes de juntar, identifique o formato de cada uma, porque misturar XML com PDF no mesmo lote gera um arquivo que não é nem uma coisa nem outra.

Passo a passo para juntar as notas

1. Baixe os DANFEs do portal ou do e-mail onde a nota chegou e coloque-os em uma pasta só, sem outros arquivos misturados.
2. Renomeie cada arquivo com um padrão de ordenação, como data de emissão seguida do número da nota. Assim a lista do seletor já sai na ordem certa.
3. Abra a ferramenta de juntar PDF, selecione os arquivos com Cmd ou Ctrl e confira a ordem antes de confirmar.
4. Abra o resultado e conte as páginas. O total deve bater com a soma das páginas de cada DANFE, que você vê ao abrir cada um separadamente.

Conferir se nenhuma nota ficou de fora

Antes de juntar, faça a conta do lote. Liste as notas que deveriam estar no período, por número ou pela chave de acesso que aparece no cabeçalho de cada DANFE, e marque cada uma conforme a baixa. Uma nota esquecida só aparece quando o contador percebe a diferença no fechamento.

O erro mais comum é juntar a mesma nota duas vezes, porque ela chegou por e-mail e foi baixada de novo no portal. Antes de subir o lote, ordene as pastas por nome e remova as cópias que têm o mesmo número. Duplicatas aumentam o tamanho e confundem a leitura.

Lotes grandes com o limite do seu plano

Cada operação aceita um número máximo de arquivos. Sem conta são 2 por operação; com conta grátis, 5; no Pro, 50. Quando a pasta tem mais notas do que isso, o caminho é juntar em etapas.

Com conta grátis, junte as notas em blocos de 5, obtendo um PDF por bloco. Depois junte esses blocos em um arquivo final. O resultado é o mesmo de uma só operação, porque o conteúdo é copiado sem recompressão. Os blocos intermediários podem ser apagados depois.

O tamanho também conta: sem conta o limite é 25 MB por arquivo, com conta grátis 50 MB e no Pro 200 MB. DANFEs são textos vetoriais e costumam ser leves, então o problema é mais o número de arquivos do que o tamanho.

Quando a ordem importa para o contador

A ordem mais útil depende de quem vai ler. Para conferência de entradas, a ordem por data de emissão ajuda a bater com o livro. Para uma prestação de contas por fornecedor, agrupe por fornecedor e coloque a data dentro de cada grupo.

Nomes de arquivo claros também ajudam na hora de conferir. Um padrão como data, número e fornecedor, por exemplo, deixa a pasta legível mesmo depois que o PDF final já foi enviado. Se o nome do arquivo baixado do portal for um código sem sentido, renomeie antes de juntar.

Notas de compra e notas de venda costumam ser conferidas em listas separadas. Juntá-las no mesmo PDF só faz sentido se o pedido aceitar; caso contrário, faça um arquivo para cada tipo, mesmo que o período seja o mesmo.

Se a ordem saiu errada depois de juntar, não precisa refazer o merge. Use a ferramenta de organizar páginas para reordenar ou remover uma nota do arquivo final.

Notas que chegaram como foto

Nem todo mundo recebe o DANFE em PDF. Quando a nota chega por WhatsApp como imagem ou é tirada com o celular, ela precisa virar PDF antes de entrar no lote. A ferramenta de imagem para PDF aceita só PNG e JPEG, uma imagem por página, com a página do tamanho da própria imagem e sem recompressão.

Antes de converter, recorte a foto na área da nota. Bordas da mesa, sombras e o fundo ocupam espaço e tiram nitidez dos números, que são justamente o que a conferência lê.

Uma foto em formato HEIC, padrão de muitos iPhones, precisa ser convertida para JPEG ou PNG antes. Os PDFs gerados a partir de fotos vão para o lote junto com os DANFEs, e a ordem continua valendo.

O que o AjustaPDF não faz com notas

A ferramenta junta PDFs que já existem. Ela não gera DANFE a partir de um XML, não valida a nota e não lê os valores para montar uma planilha. Para isso, use o emissor da nota ou o portal oficial da NF-e. Se o contador pedir também um resumo com os valores somados, esse total é uma planilha ou um relatório do seu sistema, não uma função do PDF. Juntar as notas é só a etapa de reunir os documentos na ordem certa.

Se a nota precisa de assinatura digital, a assinatura cai ao juntar, então assine o arquivo final, e não os originais.

Como o lote traz CNPJ, valores e endereços, trate o PDF final como documento confidencial. Quem quer entender o que acontece com o arquivo no servidor encontra a explicação em PDF online e seguro: o que acontece com o arquivo. Para o fechamento do período, o guia juntar PDF em um arquivo mostra a ordem das operações e como lidar com arquivos grandes.