PDF grande demais para o Gmail: o que fazer para anexar

Quando o Gmail recusa um PDF, o limite de 25 MB vale para a mensagem inteira, com todos os anexos somados, e não para cada arquivo. Comprima o PDF no nível médio, que reduz as imagens para 150 DPI e costuma resolver escaneados. Se ainda passar do limite, divida o documento em partes ou aceite o link do Google Drive que o Gmail oferece.

Por que um PDF pequeno também é recusado

O limite do Gmail é sobre a mensagem, não sobre o arquivo. O texto do e-mail, a assinatura e todos os anexos entram na conta. Além disso, o anexo é convertido em texto para viajar pela internet, e essa conversão deixa o envio um pouco maior que o arquivo original. Um PDF logo abaixo do limite pode, portanto, ser recusado.

Antes de qualquer ajuste, confira quanto a mensagem já ocupa. Se você vai mandar dois ou três arquivos, some os tamanhos e deixe folga para o texto. Para ver o tamanho do PDF:

• Mac: selecione o arquivo no Finder e aperte Cmd + I.
• Windows: clique com o botão direito, abra Propriedades e veja o campo Tamanho.
• iPhone e Android: no app Arquivos, abra as informações do PDF. O tamanho aparece nos detalhes do arquivo.

Passo a passo para caber no limite

1. Comprima no nível médio. Abra comprimir PDF e escolha média, que reduz as imagens para 150 DPI. Em escaneados, esse passo costuma tirar a maior parte do peso.
2. Confira o novo tamanho. Se ficou abaixo do limite com folga, anexe. Deixe margem para o texto do e-mail e para os outros arquivos.
3. Se ainda passar, use o forte. O nível forte reduz para 72 DPI, corta mais e deixa as fotos visivelmente mais suaves. Use só se texto e gráficos continuarem legíveis na tela.
4. Se nada basta, divida. Use dividir PDF duas vezes, uma para cada intervalo, por exemplo 1-20 e depois 21-z, e envie em dois e-mails numerados.

Qual saída usar em cada caso

Quando o PDF é só texto

Um PDF exportado direto do Word ou de uma planilha tem pouca imagem, e comprimir reduz pouco. Se o arquivo é texto e mesmo assim passa do limite, o peso costuma estar em páginas que não precisam ir no e-mail: capas com fotos grandes, anexos internos, versões antigas do mesmo documento.

Use organizar PDF para tirar essas páginas. Escreva a lista das páginas que ficam, por exemplo 1-12,15-z, e tudo que não estiver na lista sai do arquivo. As demais seguem na mesma ordem, sem recompressão.

Como saber se o PDF é escaneado

Abra o arquivo, clique no começo de uma frase e arraste o cursor até o fim. Se as letras ficam destacadas, há texto de verdade. Se nada é selecionado, cada página é uma imagem. Imagens inteiras pesam muito mais que texto, e são exatamente o que a compressão reduz.

Erros que mantêm o anexo grande

• Comprimir antes de juntar. O arquivo final volta a ter o tamanho da soma. Junte primeiro e comprima o resultado.
• Comprimir de novo o mesmo arquivo. A segunda passada recomprime imagens que já foram reduzidas e ganha pouco.
• Zipar o PDF. O formato já é comprimido internamente, então o zip quase não diminui nada.
• Converter para imagens. Cada página vira um arquivo à parte, e o conjunto costuma ficar maior que o PDF original.

Quando aceitar o link do Google Drive

Acima do limite, o Gmail pode trocar o anexo por um link do Google Drive. É prático para quem precisa receber um arquivo grande de uma vez, mas tem dois cuidados. O destinatário precisa conseguir abrir o link, e em contas de empresa o administrador pode restringir links externos. Confira as permissões antes de enviar.

Para documento sensível, como contrato assinado ou exame, prefira partes comprimidas anexadas ao e-mail. Assim o arquivo fica com quem recebeu a mensagem, e não depende de um link que pode ser encaminhado para outras pessoas.

Limites do AjustaPDF antes de comprimir

O AjustaPDF aceita arquivos de entrada conforme o plano. Se o seu PDF passa de 25 MB, o plano sem conta não aceita o envio, e a conta grátis chega a 50 MB.

Esses limites são do AjustaPDF e valem para processar o arquivo. Os do Gmail valem para o envio, e são outra conta. O AjustaPDF não envia e-mails: ele entrega o PDF menor para você anexar.

Por que o escaneado pesa tanto

Cada página escaneada é uma fotografia do papel, e uma imagem de página inteira em resolução alta tem milhões de pixels. Um documento colorido, com fundo cinza, carimbo e assinatura, carrega mais informação que um preto e branco e pesa mais ainda. Por isso um escaneado pode passar do limite do Gmail mesmo com poucas páginas.

A compressão de nível médio reamostra essas imagens para 150 DPI. Para leitura na tela e para impressão comum, essa resolução costuma ser suficiente. O nível leve, com 300 DPI, é a escolha quando o documento vai para impressão de qualidade e a folga de tamanho importa menos.

Quando o e-mail não é o melhor canal

Um documento de muitas páginas, como um processo ou um relatório com anexos digitalizados, muitas vezes não cabe num e-mail, mesmo comprimido no nível forte. Nesses casos, o canal certo é outro. Peça ao destinatário um link de envio ou uma pasta compartilhada, e mande o arquivo por ali.

Se o destinatário trabalha numa organização que tem um sistema próprio de envio de arquivos, use-o. Quem recebe costuma saber qual canal aceita o documento, e perguntar antes evita o vai e vem de anexos recusados. O limite do Gmail é o mesmo para qualquer mensagem, independentemente da importância do documento.