Documentos de cartório em PDF: como juntar sem invalidar a assinatura

Para enviar documentos de cartório em PDF, pergunte ao cartório qual tipo de cópia ele aceita, junte as cópias simples e autenticadas digitalizadas em um arquivo na ordem pedida e nunca junte um PDF que já tem assinatura digital, porque a junção invalida a assinatura. O AjustaPDF monta e reduz o arquivo, mas não assina, não autentica e não converte para PDF/A.

Que tipo de cópia o cartório aceita

Um documento de cartório chega em três formas. A cópia simples é um scan ou uma foto, sem validação própria. A cópia autenticada é uma reprodução com o carimbo e a assinatura do cartório. O documento nato-digital é um PDF emitido e assinado eletronicamente, com certificado da ICP-Brasil ou assinatura eletrônica nos termos da Lei 14.063/2020. Qual deles é exigido depende do ato, e a resposta vem do cartório, não da ferramenta.

Passo a passo para montar o envio

1. Liste cada documento e pergunte ao cartório a forma aceita para cada um: cópia simples, autenticada ou documento assinado.
2. Abra cada PDF no leitor e procure o painel de assinaturas. Se houver uma assinatura digital, o arquivo fica de fora da junção.
3. Converta os scans de papel em PDF com a ferramenta de imagem para PDF, uma imagem por página, se eles ainda estiverem em foto ou JPEG.
4. Junte as cópias com a ferramenta de juntar PDF, na ordem da lista do cartório.
5. Confira o selo e o texto de cada página no arquivo final, e corrija a ordem com a ferramenta de organizar páginas se for preciso.
6. Envie os documentos assinados como arquivos separados, com os nomes que o cartório usa.

Por que juntar quebra a assinatura digital

A assinatura com certificado ICP-Brasil é calculada sobre o conteúdo exato do arquivo. Ao juntar PDFs, o programa cria um arquivo novo com outro conteúdo, e a assinatura original deixa de corresponder a ele. O leitor passa a mostrar que o documento foi alterado. Isso não é defeito da ferramenta: é a função da assinatura, que existe para detectar mudanças.

Pelo mesmo motivo, comprimir um PDF assinado também invalida a assinatura. Se o arquivo precisa de redução, faça a compressão antes da assinatura, e não depois.

Comprimir scans sem apagar o selo

Carimbos, selos e grifos têm traços finos, e são eles que o cartório confere. Na compressão média, que leva as imagens a 150 DPI, o texto impresso e a maioria dos selos continuam legíveis. Abra o resultado e confira o número do selo e a data antes de enviar. Se estiverem borrados, digitalize o papel de novo com mais resolução, em vez de forçar o nível forte, que leva a 72 DPI.

Quando o sistema pede PDF/A

Alguns sistemas exigem PDF/A, o formato de arquivamento de longo prazo definido pela ISO 19005. Um arquivo comum pode ser recusado por causa disso, mesmo que esteja legível. O AjustaPDF não converte para PDF/A. Peça ao cartório ou ao sistema o padrão que ele espera, e faça a conversão em um programa de PDF que tenha essa opção.

Limite de envio

O limite de cada cartório ou sistema aparece na tela de envio ou no manual do serviço, e ele varia de um para outro. Se o arquivo passar, comprima no nível médio, depois no forte, e só então divida o envio em partes numeradas. Pelo AjustaPDF, o tamanho máximo é 25 MB sem conta, 50 MB com conta grátis e 200 MB no Pro.

O que o AjustaPDF não faz nesse caso

O AjustaPDF não assina documentos, não usa certificado ICP-Brasil, não reconhece firma, não autentica cópias e não envia nada ao cartório. A assinatura qualificada é feita por um assinador com certificado da ICP-Brasil, como o assinador do Gov.br, ou pelo próprio sistema. A infraestrutura de chaves é mantida pelo ITI, conforme a MP 2.200-2/2001.

Cuidados com os dados do documento

Documentos de cartório trazem nome, filiação, CPF e endereço. Mande só o que o ato pede e combine o canal com o cartório antes do envio. O tratamento desses dados segue a Lei 13.709/2018 (LGPD), e o guia sobre como avaliar um site de PDF online explica o que perguntar a qualquer serviço antes de subir um arquivo.

Erros que fazem o cartório devolver o arquivo

• Cortar o selo ou o carimbo ao recortar a folha. Quem confere precisa ver a borda do selo inteira. Digitalize a folha completa e corte só as margens brancas.
• Mandar foto de tela. O reflexo e o efeito de moiré apagam os detalhes que o cartório precisa ler. Digitalize o papel com um scanner ou aplicativo de digitalização.
• Juntar documentos de pessoas diferentes. Um arquivo com a certidão de um cônjuge e a procuração do outro confunde a conferência e pode gerar exigência extra.
• Nome de arquivo sem relação com o ato. Use algo como certidao-casamento-joao.pdf. Um arquivo chamado scan (3).pdf atrasa qualquer análise.

Quando o cartório pede o original em papel

Há atos em que o cartório pede o papel, não a cópia digital. Nesse caso, o PDF serve só para adiantar a análise, e o original continua sendo entregue ou apresentado no balcão. Pergunte logo no começo qual dos dois é exigido, porque gastar tempo montando um arquivo que não será aceito como prova atrasa o processo tanto quanto um arquivo mal feito.

Guarde os originais e uma cópia digital de cada documento em uma pasta própria, com o nome do ato na pasta. Antes de reaproveitar um scan, confira se a certidão ainda é aceita, porque muitas têm prazo de validade definido pelo órgão que as emite.