LGPD ao enviar documento de cliente para um site de PDF

Pode, desde que você tenha motivo para tratar aquele dado e envie só o necessário. A LGPD (Lei 13.709/2018) continua obrigando sua empresa, mesmo quando o PDF passa por um site. Antes do envio, reduza o documento às páginas e aos dados que a finalidade exige, confira o que o serviço faz com o arquivo e registre a operação.

O que a LGPD exige quando o documento é de outra pessoa

CPF, RG, endereço, data de nascimento e foto são dados pessoais pela Lei 13.709/2018. Quem coleta e usa esses dados precisa de uma base legal para isso, como a execução de um contrato ou o cumprimento de uma obrigação legal. Também precisa usar só o necessário para a finalidade, que é o princípio da necessidade, previsto no artigo 6º.

Enviar um PDF a um site é uma forma de tratamento. O dado sai do seu computador e passa por um terceiro, mesmo que seja por poucos segundos. Por isso a pergunta não é só "o site é seguro?", e sim "esse envio cabe na finalidade que o cliente conhece?".

Quem responde pelo dado: você e o serviço

Na LGPD, quem decide para que o dado é usado é o controlador. Quem processa em nome dele é o operador. Quando sua empresa envia um documento de cliente a um site de PDF, ela continua responsável pelo dado, e o site é um operador que você escolheu. Por isso, escolher um serviço que diga o que faz com o arquivo não é detalhe: faz parte da sua obrigação.

Se o serviço oferece um termo de tratamento de dados ou um contrato, peça a versão vigente e guarde-a. Uma ferramenta de PDF não exige um contrato complexo, mas a sua empresa precisa saber quem é o operador, o que ele faz com o arquivo e onde ele é processado.

O que acontece com o arquivo no AjustaPDF

O AjustaPDF processa o arquivo no servidor, e não no navegador. O PDF é enviado, tratado com Ghostscript ou qpdf e apagado assim que a resposta sai do servidor. Nada é gravado em banco de dados, e senhas não são guardadas nem registradas em log. Isso reduz o tempo em que o arquivo fica fora do seu computador, mas não elimina o envio. Os termos do serviço e a política de privacidade estão em privacidade.

Se a política da sua empresa proíbe enviar documento de cliente a terceiros, a resposta é não, e nenhuma configuração do serviço muda isso. Nesse caso, use o canal que a empresa já homologou, mesmo que seja mais lento.

Reduza o documento antes de enviar

A forma mais eficiente de reduzir o dado exposto é mandar só o que a finalidade pede. Três passos resolvem a maioria dos casos:

1. Separe só as páginas necessárias com dividir PDF. A sintaxe 1-2 extrai as duas primeiras páginas, sem levar o resto do arquivo.
2. Remova o que sobra com organizar páginas. Verso em branco, páginas de anexo que não interessam e cópias repetidas saem nessa etapa.
3. Confira o resultado no leitor antes de enviar, para não levar página a mais por engano.

Se o documento precisa circular com senha, mande a senha por outro canal. O AjustaPDF não guarda a senha que você digita e, por isso, não há recuperação. Quem perde a senha precisa pedir um novo arquivo ao emissor.

Marca d'água não esconde dado

Uma marca d'água diz para quem serve a cópia, e isso ajuda quando o documento não deveria ser reaproveitado para outra finalidade. Mas o texto por baixo continua no arquivo e pode ser copiado. Pôr uma tarja cinza sobre o CPF não tira o número do PDF.

Para entender o que a marca d'água altera e o que deixa intacto, veja se a marca d'água protege o PDF.

Quando não enviar por um site

Dados sensíveis pedem cuidado maior. Laudos, exames e documentos que revelam religião, filiação sindical ou opinião política entram nessa categoria. Antes de enviar qualquer um deles, avalie se o envio é compatível com a finalidade e com a política interna da sua empresa. Se houver dúvida, não envie: peça que o próprio titular apresente o documento pelo canal combinado ou use uma solução contratada pela empresa.

Registro e aviso ao titular

A LGPD exige transparência com o titular. Se o documento foi coletado com um aviso de privacidade que já descreve essa finalidade, o envio está dentro do que foi informado. Se o uso é novo, como processar o arquivo em uma ferramenta externa, informe o cliente antes. Guarde um registro simples com data, finalidade, tipo de documento e o serviço usado. Não é preciso um sistema complexo, mas o registro precisa existir.

Checklist antes de enviar

1. Confirme que a finalidade do envio aparece no aviso que o cliente recebeu, ou que ele pediu esse uso.
2. Separe as páginas necessárias e apague do seu computador as cópias de trabalho que não vão ser usadas.
3. Leia a política de privacidade do serviço e confira se ela diz por quanto tempo o arquivo fica guardado e como é apagado.
4. Guarde o registro da operação, com data, finalidade e tipo de documento.
5. Se a política da empresa exige outro canal para esse tipo de documento, use o canal dela, mesmo que seja mais lento.

Esse checklist não substitui a análise do jurídico ou do encarregado de dados da sua empresa, principalmente quando o volume é grande ou há dados sensíveis. Ele é o mínimo que você consegue demonstrar depois, se alguém perguntar como o documento foi tratado.