PDF/A: o que é e quando usar

PDF/A é o subconjunto do PDF padronizado pela ISO 19005 para guardar documentos por longos períodos. Um arquivo PDF/A traz o necessário para ser reaberto no futuro: fontes embutidas, cores definidas e nenhuma dependência de senha, scripts ou arquivos externos. Você precisa dele quando um edital, um tribunal ou um sistema de arquivamento pede. Para o uso do dia a dia, um PDF comum basta.

O que um PDF/A garante

O padrão existe para que o arquivo se reproduza igual daqui a anos, em qualquer leitor, sem depender do computador que o criou. Na prática, um PDF/A precisa cumprir estas regras:

• Todas as fontes embutidas no próprio arquivo. Nenhuma é pedida ao computador de quem abre.
• Cores descritas por perfil de cor, e não por valores que mudam de uma tela para outra.
• Metadados em XMP, com a identificação da parte e do nível de conformidade.
• Nenhuma criptografia e nenhuma senha de abertura.
• Nenhum JavaScript, áudio, vídeo ou conteúdo que dependa de execução.
• Nenhuma referência a arquivos externos. Links para sites continuam permitidos.

A regra de fontes tem um detalhe que pega muita gente. Uma fonte cuja licença proíbe a incorporação em documentos impede a conformidade, mesmo que esteja instalada e apareça certinha na tela. Se o PDF de origem usa fontes assim, o arquivo precisa ser refeito com uma fonte liberada. Veja também como saber se as fontes estão embutidas.

As partes 1, 2, 3 e 4

A ISO 19005 foi publicada em partes, cada uma baseada numa versão do PDF. A parte escolhida define o que pode existir no arquivo.

Nas partes 1 a 3, a letra depois do número indica o nível. O b garante a aparência visual. O a exige estrutura de tags para leitores de tela, e vale para todas as partes que têm nível. A partir da parte 2, existe também o nível u, que acrescenta texto pesquisável em Unicode. Na parte 4 as letras mudam de sentido: aparecem 4e, para engenharia, e 4f, para arquivos anexados.

Quando o PDF/A é exigido de fato

A exigência costuma vir de três lugares: o edital de uma licitação ou de um concurso, o sistema de protocolo ou arquivamento de um órgão, e a política interna de documentos de uma empresa. Diretrizes de arquivamento de longo prazo, como as de arquivos públicos, costumam indicar o formato. Nenhuma regra geral obriga PDF/A em todo PDF.

Não precisa para contrato enviado por e-mail, comprovante de pagamento, boleto, nota fiscal em PDF ou currículo. Esses documentos vivem pouco e são abertos em qualquer aparelho, então um PDF comum resolve.

Se o órgão pede PDF/A mas não diz a parte, pergunte antes de converter. Converter para a parte errada gera retrabalho, porque o arquivo precisa ser refeito e validado de novo. Uma pergunta por e-mail ao setor responsável costuma resolver em um dia útil.

Ordem segura para arquivar

Dois hábitos comuns quebram a conformidade. Proteger com senha é proibido no padrão: se você aplica proteger PDF num arquivo PDF/A, o resultado deixa de ser PDF/A. Comprimir também pede cautela, porque a compressão regrava as imagens e pode alterar algo que o padrão exige. O visual continua igual, mas o arquivo pode deixar de cumprir a norma.

Uma sequência que evita esses problemas:

1. Gere o PDF de origem com todas as fontes embutidas.
2. Exporte como PDF/A no programa de origem, sem compressão posterior.
3. Valide o arquivo final com o veraPDF.
4. Guarde essa cópia sem senha, e nunca a envie como cópia de trabalho.
5. Se precisar de uma versão menor ou protegida para envio, gere-a a partir do original, nunca a partir do arquivo de arquivamento.

Se o arquivo pesado é um escaneado, o caminho é outro. Leia por que um PDF escaneado fica tão pesado antes de mexer na resolução.

Erros que reprovam um PDF/A

Quando um PDF falha na validação, a causa costuma ser uma destas. Cada uma tem um conserto direto, e o mais barato é evitar o erro antes de exportar:

Para formulários, o caminho é o mesmo de quem vai só imprimir o documento: o campo preenchido vira parte da página e deixa de ser interativo. Veja quando achatar um formulário em PDF antes de arquivar um documento que foi preenchido.

Como gerar e como conferir

O AjustaPDF não gera PDF/A. Os programas de escritório fazem a exportação: no Word, a janela de salvar como PDF tem a opção de conformidade com PDF/A nas configurações; no LibreOffice, a exportação de PDF aceita o formato PDF/A. O Adobe Acrobat, em versão paga, converte e ainda mostra problemas de conformidade num painel de verificação.

Para conferir, use o veraPDF, um validador de código aberto que a comunidade de arquivamento usa como referência. Um XMP com a marca pdfaid:part não prova nada sozinho: o validador é que diz se o arquivo cumpre a parte declarada. Um arquivo que falha na validação não é PDF/A, mesmo que o cabeçalho diga que é.

Se o seu caso envolve um sistema específico, a pergunta certa é qual parte e qual nível ele aceita. Essa informação está no edital, no manual ou no e-mail de suporte do órgão, e vale mais do que qualquer regra geral.