Como reduzir PDF no Mac pela Pré-Visualização (e quando não basta)

Para reduzir um PDF no Mac sem enviá-lo a ninguém, abra o arquivo na Pré-Visualização, vá em Arquivo, depois Exportar, e escolha a redução de tamanho no menu Filtro Quartz. Salve uma cópia com outro nome. O filtro reamostra as imagens e grava o arquivo de novo; quanto ele diminui depende do conteúdo, e um PDF só de texto quase não muda.

Pela Pré-Visualização, passo a passo

1. Dê um duplo clique no PDF. Na maioria dos Macs ele já abre na Pré-Visualização; se abrir em outro programa, use o botão direito, Abrir com, e escolha a Pré-Visualização.
2. No menu Arquivo, escolha Exportar. A janela de exportação mostra o nome, a pasta e o formato do arquivo.
3. Abra o menu Filtro Quartz, na mesma janela, e escolha a opção de reduzir o tamanho do arquivo.
4. Dê um nome novo ao arquivo, escolha a pasta e clique em Salvar. O original continua onde estava.
5. Compare os tamanhos. Selecione os dois arquivos no Finder, aperte Cmd+I e veja o campo de tamanho de cada um.

O que o filtro faz e o que ele não controla

O filtro de redução trabalha sobre as imagens do documento. A Pré-Visualização não deixa escolher a resolução final, não mostra o DPI resultante e não tem um nível leve, médio ou forte. Você recebe o arquivo que o filtro produziu e precisa conferi-lo.

Isso significa que o resultado é imprevisível de um arquivo para outro. Um scan com páginas pesadas pode cair bastante; um PDF de contrato com poucas imagens quase não muda. Para saber se o resultado serve, abra a cópia e veja se as imagens continuam legíveis.

Pré-Visualização ou compressor online

Se o arquivo não pode sair do Mac, a Pré-Visualização é a escolha. Se você precisa de um tamanho exato e de um nível que se repita em todos os arquivos, o compressor com nível definido resolve melhor.

Quando o tamanho ainda está acima do limite

Muitas pessoas param no primeiro filtro e descobrem depois que o arquivo ainda não cabe no portal ou no e-mail. A sequência que funciona é progressiva, e cada passo parte do arquivo anterior:

1. Passe o PDF pelo compressor no nível médio, de 150 DPI, que serve para tela e e-mail na maioria dos casos.
2. Se não couber, use o nível forte, de 72 DPI. Fotos ficam visivelmente mais suaves, mas o texto continua nítido.
3. Se mesmo assim o arquivo for grande demais, divida-o com a ferramenta de dividir, usando intervalos de páginas.

O limite de cada sistema, como o de um portal de órgão público, varia e aparece na tela de envio ou no edital. Quando ele for menor do que você esperava, o nível forte e a divisão costumam resolver.

Onde a redução realmente aparece

O peso de um PDF está quase sempre nas imagens. Um arquivo exportado do Word, com texto e tabelas, já é leve, e a redução tem pouco a fazer. Um PDF de scanner é diferente: cada página é uma foto inteira do papel, e é aí que a redução mostra resultado. Entender essa diferença evita a frustração de reduzir um arquivo e ver quase nada mudar. O guia por que um PDF escaneado fica tão pesado explica o caso com detalhes, e o guia sobre fontes embutidas no PDF mostra por que textos com fonte inteira pesam mais do que parecem.

Se o arquivo vai ser anexado a um e-mail e ainda assim não cabe, lembre que o Gmail troca por um link do Google Drive qualquer anexo acima de 25 MB. Para documentos que o destinatário precisa baixar, esse link pode ser suficiente, desde que ele tenha acesso.

Ordem certa: juntar, depois reduzir

Se o documento final é a soma de vários PDFs, reduza somente o resultado. Comprimir cada parte antes e juntar depois costuma gerar um arquivo maior do que o necessário, porque as deduplicações de imagens e fontes só funcionam quando o arquivo inteiro está junto. Monte o documento primeiro, com a ferramenta de juntar PDF, e só então reduza.

Como conferir se a redução funcionou

Selecione o PDF no Finder e aperte a barra de espaço para abrir a Visualização Rápida. Ela mostra o arquivo sem abrir um programa, e serve para comparar o original com a cópia reduzida lado a lado, em duas janelas. Dê zoom em uma foto ou em um trecho de texto pequeno. Se as letras ficarem serrilhadas ou as imagens perderem detalhe além do aceitável, a redução foi forte demais para aquele documento.

Depois, abra a cópia na Pré-Visualização e use Cmd+F para buscar uma palavra qualquer. Se a busca encontra o texto, ele continua sendo texto. Se não encontra, o documento virou imagem por completo, e vale comparar com o original antes de descartá-lo.

Mantenha sempre o original

Exportar cria uma nova cópia, e o original continua no lugar. Isso vale para a Pré-Visualização e para o compressor online: nos dois casos, o arquivo de origem não é substituído. Guarde o original até ter certeza de que a versão reduzida atende ao destinatário, principalmente em documentos com assinatura ou carimbo.

Um cuidado extra vale para contratos e documentos assinados: a assinatura digital pode ser invalidada por qualquer alteração no arquivo, e uma redução de imagens conta como alteração. Confira se a assinatura continua válida depois de comprimir.

Privacidade ao reduzir um PDF

A grande diferença entre as opções é onde o arquivo passa. A Pré-Visualização trabalha dentro do Mac. O compressor do AjustaPDF processa no servidor com Ghostscript, e o arquivo é apagado assim que a resposta sai. Para entender o modelo com calma, veja se site de PDF online é seguro. Nenhuma das duas faz OCR: se o PDF é um scan, o texto continua sendo imagem depois da redução.

Para comprimir um arquivo grande que já está no formato certo e precisa ir para um portal, o guia como comprimir PDF sem perder qualidade explica o que cada nível altera dentro do arquivo.